Datenverarbeitung beim Notar

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie des externen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Notare
Boris Reski, Timo Quehl, Simon Boës

Mallick Reski und Partner
Rechtsanwälte, Steuerberater
Moltkestraße 3-5
25421 Pinneberg

Telefon: +49 – (0) 4101 - 50 99 - 0
Telefax: +49 – (0) 4101 - 50 99 - 50
E-Mail: mail@ra-notar.de

www.ra-notar.de

Jeder der vorgenannten Notare ist für seine Amtstätigkeit alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Ansprechpartner für den Datenschutz:

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 ff. DS-GVO bestellt.

Der Beauftragte für den Datenschutz hat auf die Einhaltung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und anderer Datenschutzvorschriften hinzuwirken.

Datenschutzbeauftragter
Thomas W. Mischker
Mallick Reski Partner
Moltkestraße 3-5
25421 Pinneberg

E-Mail: mischker@ra-notar.de

Bei Fragen oder Anregungen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Zweck der Datenverarbeitung

Der Notar verarbeitet personenbezogene Daten, die er von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhält. Dazu zählen unter anderem:

• Allgemeine Personendaten/Stammdaten: Akad. Titel, Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer etc.;
• Daten zur Kontaktaufnahme: Anschrift, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse;
• Kennnummern: Personalausweis- und Passnummer, Steueridentifikationsnummer, Führerschein, Kfz-Kennzeichen, Aktenzeichen, Geschäftsnummer etc.;
• Bankdaten: Kreditinstitut, Bankverbindung, Darlehens-/Kreditinformationen etc.;
• Vermögensverhältnisse: Immobilieneigentum, sonstige Rechte an Grundstücken, Gesellschaftsbeteiligungen, Versicherungen, Einkommen, Renteninformationen, sonstiges bewegliches Vermögen etc.;
• in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation, Angaben zu Ihren Unterhaltsverpflichtungen sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder anderen sensiblen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen.

Weiterhin erhebt und verarbeitet der Notar auch aus öffentlich zugänglichen Quellen Daten, z.B. Grundstücksdaten vom Grundbuchamt und Registerdaten aus Handels- und Vereinsregistern.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten des Notars als Träger eines öffentlichen Amtes und in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO) durchführen zu können. Ferner erfolgt die Verarbeitung, um gesetzliche Mitteilungs- und Meldepflichten zu erfüllen, um Sie angemessen vor Gerichten und Behörden vertreten zu können sowie zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Rechnungsstellung und um von Ihnen eventuell geltend gemachte Ansprüche bearbeiten zu können.

3. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt immer nur aufgrund der für den Notar geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen und Verpflichtungen, insbesondere nach der Bundesnotarordnung (BNotO) und nach dem Beurkundungsgesetz (BeurkG). Aus diesen Bestimmungen ergibt sich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c). Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO gestattet die Datenverarbeitung, da die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Die Verarbeitung Ihrer besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DS-GVO erfolgt auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. f und g DS-GVO i.V.m. §§ 11, 17, 22 ff., 28 BeurkG, da dies zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung Ihrer Rechtspositionen erforderlich ist und die notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt. Eine Nichtbereitstellung der Daten würde dazu führen, dass die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnt werden müsste.

4. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte

Stets wahrt der Notar seine Pflicht zur Verschwiegenheit. Diese Verschwiegenheit gilt auch für alle Mitarbeiter und sonst vom Notar Beauftragte.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, soweit Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Durchführung und Abwicklung des Urkundsgeschäfts erforderlich ist, die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO zur Wahrnehmung und Erfüllung der Aufgaben als Notar oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben sowie für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem sein: öffentliche Register (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Gerichte (Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht), Finanzbehörden. Eine Weitergabe erfolgt zudem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäftes erforderlich ist. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist der Notar unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder seine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet. Auch geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an andere Verfahrensbeteiligte bzw. deren anwaltliche Vertreter, an andere beteiligte Notare, Kreditinstitute und sonstige Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Weiterhin erfolgt ggf. eine Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger. Dazu gehören von uns eingesetzte Dienstleister, die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO beauftragt haben, insbes. für Bereiche der IT, Telekommunikation, Buchhaltung, Aktenvernichtung, Notarsoftwareanbieter (CVC IT Solutions GmbH; NotarNet GmbH u.a.), Webhoster etc.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter ist in einem Drittland ansässig, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine vom Notar gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht ausdrücklich eine Übermittlung.

5. Dauer der Speicherung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden mindestens während der gesamten Dauer der notariellen Amtstätigkeit und mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare (§ 50 NotAktVV) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO steuer- und/oder handelsrechtliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (etwa aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder Abgabenordnung), gesetzlichen Pflichten aus der der DONot sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung bestehen, wonach eine längeren Speicherung vorgesehen ist, diese zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften erforderlich ist oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben.

Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung: 100 Jahre,
• Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten: 30 Jahre,
• Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

6. Rechte der betroffenen Person

Sie haben gegenüber dem Notar das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, wenn ja, zu welchen Zwecken und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die hier gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen hier gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• zu verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeitet werden, während beispielsweise Ihr Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch geprüft wird, oder ggf. wenn Ihr Löschungsanspruch abgelehnt wird (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit die im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben durch den Notar wahrgenommen werden können oder das öffentliche Amt des Notars ausgeübt werden kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für die Notare zuständige Aufsichtsbehörde ist die: Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Fax: 0431 988-1223, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

Die vorstehenden Rechte gelten nur insoweit, als dass diesen nicht die notarielle Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 18 BNotO entgegensteht.