Ratgeber: Gründung einer GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt)
Notare Pinneberg · Mallick Reski Partner
I. Einleitung
Durch die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz "GmbH" bzw. durch die Gründung einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz "UG" wird eine juristische Person mit eigenen Rechten und Pflichten und einem eigenen Namen geschaffen.
II. Inhalt des Gesellschaftsvertrages
Erster Schritt auf dem Weg zur Gründung einer GmbH bzw. UG ist der Abschluss eines Gesellschaftsvertrages, der so genannten "Satzung". Die wichtigsten Bestandteile der Satzung sind:
1. Firma der Gesellschaft (Firmenname)
- Die Firma muss zur Kennzeichnung geeignet sein, muss Unterscheidungskraft besitzen und darf keine Angaben enthalten die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse irrezuführen.
- Die Firma muss sich deutlich von anderen Firmennamen unterscheiden, damit möglichst keine Verwechslungen auftreten. Diese Unterscheidbarkeit ist räumlich beschränkt auf denselben Ort oder dieselbe Gemeinde. Identische oder ähnliche Firmennamen außerhalb desselben Ortes oder derselben Gemeinde stehen firmenrechtlich der Eintragung in das Handelsregister nicht entgegen. Es kann jedoch aus wettbewerbs- bzw. markenrechtlicher Sicht ein Unterlassungsanspruch begründet sein; die Zulässigkeit des gewünschten Firmennamens kann auch vorab mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer geklärt werden. Auf Wunsch können wir dies für Sie erledigen.
- Die Firma einer GmbH kann Namen von Gesellschaftern, Sachbezeichnungen, Fantasiebezeichnungen, Buchstabenkombinationen oder auch Kombinationen der zuvor genannten Möglichkeiten enthalten. Er muss die Bezeichnung "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder eine allgemein verständliche Abkürzung (GmbH, Ges. mbH) enthalten.
2. Sitz der Gesellschaft
Als Sitz der Gesellschaft hat der Gesellschaftsvertrag in der Regel den Ort zu bestimmen, an dem die Gesellschaft einen Betrieb hat, an dem sich die Geschäftsleitung befindet oder die Verwaltung geführt wird.
3. Unternehmensgegenstand
Als Gegenstand des Unternehmens ist die beabsichtigte Tätigkeit eindeutig zu bezeichnen.
4. Stammkapital und Stammeinlagen
Im Gesellschaftsvertrag muss der Betrag des Stammkapitals in Euro, die Namen aller Gesellschafter sowie Anzahl und Nennbeträge der von jedem Gesellschafter zu leistenden Geschäftsanteile angegeben werden.
Bei der GmbH muss die Stammeinlage mindestens 25.000,- € betragen, bei der UG sieht das Gesetz ein Mindestkapital von lediglich einem Euro vor (was allerdings wenig sinnvoll erscheint, da in diesem Fall nicht einmal die Gründungskosten der UG vom Stammkapital gezahlt werden könnten, so dass die Gesellschaft sofort überschuldet wäre und Insolvenz anmelden müsste; insoweit sollte in der Praxis bei der UG ein Mindest-Stammkapital in Höhe von 500,- € gewählt werden).
Die Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter können verschieden hoch sein. Der Mindestbetrag pro Geschäftsanteil beträgt 1 Euro. Die Einlagen können in verschiedener Form erbracht werden:
- Einlagen, die in Geld erbracht werden, nennt man Bareinlagen (Regelfall der Gründung). Bareinlagen brauchen bei der Gründung nicht in voller Höhe, sondern nur zu einem Viertel eingezahlt sein. Die eingezahlten Geldeinlagen müssen bei der Anmeldung zur Eintragung jedoch mindestens 12.500 Euro betragen.
- Als Einlage können auch Sachen oder Rechte eingebracht werden (sogenannte Sacheinlagen), also z. B. Wertgegenstände, Maschinen, Forderungen, Grundstücke, Unternehmen etc. Da die Gläubiger der Gesellschaft ein Interesse daran haben, dass die in die Gesellschaft eingebrachten Sachen oder Rechte auch werthaltig sind, ist dem Registergericht bei einer Sachgründung nachzuweisen, dass der Wert der Sacheinlagen dem Betrag der dafür übernommenen Stammeinlage entspricht. Bei eingebrachten Einzelgegenständen ist in der Regel ein Gutachten eines Sachverständigen einzureichen, bei Forderungen ein testierter Bericht eines Wirtschaftsprüfers.
5. Sonstige wichtige Regelungen
Darüber hinaus sind in der Satzung – je nach gewünschter Ausprägung der Gesellschaft, insbesondere bei mehreren Gesellschaftern – weitere Regelungen zu treffen, z.B.
- Regelungen über eine vom Gesetz abweichende Vertretungsbefugnis für die Geschäftsführer und Vereinbarung einer sog. "Öffnungsklausel" für künftige Änderungen.
- Regelungen über ein Zustimmungserfordernis für die Abtretung einzelner Geschäftsanteile (sog. "Vinkulierungsklausel").
- Regelungen zur Durchführung von Gesellschafterbeschlüssen und Versammlungen, insbesondere Regelungen zu erforderlichen Mehrheitsverhältnissen.
- Regelungen zur Kündigung der Gesellschaft und zur Einziehung von Geschäftsanteilen in besonderen Fällen.
- Regelungen für den Fall des Todes (sog. "Erb- und Nachfolgeklauseln") und Vorsorge für den Fall der Scheidung eines Gesellschafters etc.
III. Gründung im Rahmen einer Gesellschafterversammlung
1. Die Gesellschaft (GmbH oder UG) wird regelmäßig im Rahmen eines Notartermins durch alle Gesellschafter gegründet. Das Gründungsprotokoll dieser Gesellschafterversammlung muss notariell beurkundet werden (bitte Personalausweise mitbringen!), wobei der Notar eine sog. Mantelurkunde erstellt und diese anschließend vollständig vorliest. Diese Mantelurkunde setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen:
- Urkundseingang, Feststellung der anwesenden Personen (alle Gesellschafter).
- Gründungserklärung der Gesellschafter und Verweis auf die anliegende Satzung.
- Zusammentreten der Gesellschafter zur ersten Gesellschafterversammlung, in der die Gesellschafter u.a. einen Geschäftsführer bestellen, dessen konkrete Vertretungsbefugnis regeln (Befreiung von § 181 BGB, Sonderrechte etc.) etc.
- Hinweise des Notars und Vollmacht für Ergänzungen bzw. Änderungen.
- Satzung als Anlage.
- Gesellschafterliste (für die spätere Anmeldung zum Handelsregister).
2. Seit dem 01.11.2008 sieht das Gesetz ein vereinfachtes Verfahren für die Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) in Form des sog. Musterprotokolls vor. Dieses Musterprotokoll vereint die oben aufgeführten Punkte (Gründungsprotokoll, Satzung und Gesellschafterliste) in einem einzigen Protokoll. Insbesondere bei Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) können sich durch die Verwendung des Musterprotokolls Kosteneinsparungen ergeben. Diese Einsparungen vermögen aber die Nachteile des Musterprotokolls nicht aufzuwiegen. Das Musterprotokoll führt nämlich nur dann zu einer Kostenprivilegierung, soweit es unverändert übernommen wird. Vom Musterprotokoll abweichende Regelungen sind nicht zulässig und führen zum Wegfall der Kosteneinsparung. Insbesondere bei Mehrpersonengesellschaften führt dies regelmäßig dazu, dass wichtige Punkte nicht oder nur unzureichend geregelt sind, z.B.:
- Bestellung von mehreren Geschäftsführern.
- Vom Gesetz abweichende Vertretungsregelungen oder Vorsehen einer Öffnungsklausel für zukünftige Änderungen.
- Regelungen zur Teilung und Zusammenlegung von Geschäftsanteilen.
- Vinkulierungsvereinbarungen.
- Erbrechtliche Regelungen und Ausschluss von Gesellschaftern, z.B. bei Insolvenz.
- Regelung über Kostentragung der Gesellschaft von über 300,- € hinausgehenden Gründungskosten.
Angesichts der fehlenden Flexibilität des Musterprotokolls raten wir von der Verwendung eines Musterprotokolls ab. Durch später erforderlich werdende Änderungen entstehen bei Verwendung des Musterprotokolls unter dem Strich höhere Notar- und Gerichtsgebühren als bei einer sofortigen individuellen Gestaltung des Gesellschaftsvertrages. Jedenfalls für die Gründung einer GmbH ist das Musterprotokoll in der Regel ungeeignet, ebenso für UG's, an deren mehrere Gesellschafter beteiligt sind.
Allenfalls für die Gründung einer "Einpersonen-UG" kann die Verwendung des Musterprotokolls in Betracht gezogen werden, soweit der Gründer im Hinblick auf die aus der Verwendung des Musterprotokolls resultierenden moderaten Kostenvorteile auf eine kompetente auf den Einzelfall gerichtete Beratung und auf eine Individualisierung des Gesellschaftsvertrages verzichten kann und will.
IV. Anmeldung zum Handelsregister
1. Nach Gründung der Gesellschaft beim Notar, sollte dann durch den oder die ersten Geschäftsführer ein Bankkonto für die Gesellschaft eingerichtet werden, auf das die Gesellschafter die von ihnen jeweils geschuldeten Einlagen (unter exakter Angabe des Verwendungszwecks "Stammeinlage an der … GmbH / UG gem. not. Vertrag vom …") einzahlen können. Einzahlungen auf das Stammkapital vor dem Notartermin sind zwingend zu unterlassen. Hierdurch werden die Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft von ihren Einlageverpflichtungen nicht befreit!
2. Der Geschäftsführer hat die notariell zu beglaubigende Handelsregisteranmeldung regelmäßig schon bei der Gründung der Gesellschaft beim Notar unterzeichnet. Weil der Geschäftsführer in dieser Anmeldung unter Strafandrohung versichert hat, dass das Stammkapital in der erforderlichen Höhe tatsächlich auf dem Bankkonto eingezahlt worden ist und zu seiner freien Verfügung steht, wird der Notar in Ihrem Interesse die Anmeldung bis zu dem in der Registeranmeldung angegebenen Termin zurückhalten, er sei denn, Sie erteilen uns vorher eine abweichende Weisung.
Es ist unbedingt zu empfehlen, die Geschäftstätigkeit der GmbH erst nach deren Eintragung in das Handelsregister aufzunehmen. Vorher sollten nur die Gründungsgeschäfte vorgenommen werden; deren Aufwand hat sich innerhalb des in der Satzung festgesetzten Gründungsaufwands zu halten. Das Registergericht wird die Eintragung ablehnen, wenn es erfährt, dass im Zuge einer vorzeitigen Aufnahme des Geschäftsbetriebs Anfangsverluste entstanden sind und das eingezahlte Stammkapital deshalb nicht mehr ungeschmälert vorhanden ist. Die Aufnahme des Geschäftsbetriebs vor der Eintragung der Gesellschaft ist allerdings nicht per se verboten. Das eingezahlte Stammkapital darf auch schon für den Geschäftsbetrieb eingesetzt werden; es muss im Zeitpunkt der Eintragung der Gesellschaft nicht mehr in bar sondern nur noch dem Werte nach vorhanden sein. Gleichwohl begründet die vorzeitige Geschäftsaufnahme aber für Geschäftsführer wie für Gesellschafter erhebliche Risiken, da sowohl Gesellschafter als auch Geschäftsführer für Verluste der Gesellschaft vor Eintragung im Handelsregister persönlich haften, d.h. die Haftungsbegrenzung auf die Einlage greift im Wesentlichen erst nach Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister.
4. Weitere Hinweise finden Sie in unserem "Ratgeber für Geschäftsführer einer GmbH/UG - Pflichten und Risiken", dessen Lektüre wir Ihnen ebenfalls nahelegen möchten.
Zusammenfassung -
Schritte für die Gründung einer GmbH / UG:1. Ggf. Überprüfenlassen des Firmennamens durch die IHK
2. Beurkundung des Gesellschaftsvertrages durch alle Gesellschafter (not. Gründungsurkunde)
3. Eröffnung eines Bankkontos für die GmbH / UG
4. Einzahlung der Stammeinlage auf das neue Konto durch die Gesellschafter
5. Einreichen der Handelsregister-Anmeldung durch den Notar
6. Eintragung der GmbH in das Handelsregister
V. Notarkosten für die Gründung einer GmbH/UG
1. Geschäftswert
Der Geschäftswert für die Errichtung einer GmbH oder einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) richtet sich grundsätzlich nach dem Stammkapital der Gesellschaft.
Allerdings sieht das Gesetz einen Mindestgeschäftswert von 30.000 € vor, so dass in aller Regel dieser Betrag maßgeblich ist.
Der Mindestgeschäftswert kommt jedoch nicht zur Anwendung, wenn die Gründung der Gesellschaft mit Hilfe des gesetzlichen Musterprotokolls erfolgt. Die Verwendung des Musterprotokolls ist jedoch - wie bereits oben unter III. 2. dargestellt - allenfalls bei Ein-Mann-Gesellschaften zu empfehlen, da es keine vom Gesetz abweichenden Regelungen vorsieht und daher bei mehreren Gesellschaftern nicht interessengerecht ist.
Das Musterprotokoll hat außerdem den Nachteil, dass Teile der Gründungskosten steuerlich auf unabsehbare Zeit nicht abzugsfähig sind und daher faktisch verloren gehen.
Höhere Geschäftswerte können sich insbesondere dann ergeben, wenn nicht nur Geldeinlagen, sondern auch Sacheinlagen geleistet werden, deren Wert den Nennbetrag der Einlageverpflichtung übersteigt.
2. Gebühren
Der anzuwendende Gebührensatz für die Errichtungsurkunde beträgt 1,0 bei einer Ein-Personen-Gesellschaft und 2,0 bei einer Mehr-Personen-Gesellschaft. Der Gebührensatz für die Beurkundung der Bestellung des ersten Geschäftsführers oder der ersten Geschäftsführer beträgt einheitlich 2,0.
Der Gebührensatz für die Handelsregisteranmeldung beträgt 0,5.
Hinzukommen noch Vollzugs- und Betreuungsgebühren.
In den nachfolgenden Tabellen sind die sich für die häufigsten Fälle ergebenden Gebühren dargestellt:
Stammkapital (in Euro) |
normale Gründung mit Geschäftsführer- bestellung |
Ein-Personen- Gründung mit Geschäftsführer- bestellung |
Handels- register- anmeldung |
---|---|---|---|
25.000,00 | 384,00 | 375,00 | 62,50 |
50.000,00 | 438,00 | 415,00 | 82,50 |
500.000,00 | 2.030,00 | 1.185,00 | 467,50 |
Zu der Gebühr für die Beurkundung der Satzung mit Geschäftsführerbestellung kommen noch Vollzugsgebühren sowie eine Betreuungsgebühr für fördernde und überwachende Tätigkeiten des Notars hinzu; bei einer GmbH mit € 25.000,- Stammkapital liegen sie insgesamt um € 200,-. Im Rahmen der Einreichung der Handelsregisteranmeldung in der gebotenen elektronisch beglaubigten Form - versehen mit den "Strukturdaten" und erst nach korrekter Erbringung der Stammeinlagen - entstehen in diesem Fall weitere Gebühren von € 100,-. Die Übermittlung der Strukturdaten in einer besonderen Datei ermöglicht dem zuständigen Rechtspfleger beim Registergericht, die Eintragung praktisch mit einem einzigen Mausklick zu vollziehen. Das hat zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten beigetragen.
Hinzu kommen schließlich die Schreibauslagen und sonstigen Auslagen wie Porto, Telefongebühren und Faxgebühren sowie die gesetzliche Mehrwertsteuer.
Eine gewisse Kostenersparnis können Sie bei einer mit geringem Kapital ausgestatteten Gesellschaft erzielen, wenn Sie die GmbH nach einer "Mustersatzung" errichten. Eine Überlegung wert sein kann das bei der "Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)" mit einem Stammkapital von unter € 25.000,-.
Bei einer Mehrpersonengesellschaft sollte davon keinesfalls Gebrauch gemacht werden: Die - nicht abänderbare - Mustersatzung enthält nicht einmal ansatzweise alle erforderlichen Regelungen.
Bei einer Einpersonengesellschaft mag es je nachdem, wer Geschäftsführer werden soll und wie viele Geschäftsführer geplant sind, einmal anders aussehen. Die Beurkundungsgebühr reduziert sich dann - abhängig vom Stammkapital - im günstigsten Fall auf € 60,-, die Gesellschafterversammlung zur Geschäftsführerbestellung entfällt. Gerade das wirft aber einige nicht unwesentliche rechtliche Folgeprobleme auf. Die Registeranmeldung kostet günstigstenfalls nur € 30,-.
Sobald die ersten Änderungen anstehen - Gesellschafterwechsel, Wechsel in der Geschäftsführung, Satzungsänderung -, muss die Mustersatzung in der Regel aber wieder über Bord geworfen werden. Sie sollten daher genau überlegen, ob Sie wirklich mit einer Mustersatzung starten wollen.
3. Kostenvorteile
Die Gründungskosten können unmittelbar dem Stammkapital entnommen werden, soweit die Satzung der Gesellschaft dies so vorsieht. Auf diese Weise können die Zahlungen gleich steuerlich als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Bei einer Gründung mit Hilfe des Musterprotokolls ist dies nur bis zu einem Betrag von maximal 300 € möglich.
VI. Besondere Hinweise des Notars
1. Die Gesellschaft als Gesellschaft mit beschränkter Haftung entsteht erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister. Im Rechtsverkehr ist die Firma mit einem Rechtsformzusatz wie "GmbH" zu verwenden.
2. Mit der Beurkundung der Gründung entsteht schon eine Vorgesellschaft, für die bereits wirksam gehandelt werden kann und deren Rechtsnachfolger die Gesellschaft ist. Vor Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister ist die Firma im Rechtsverkehr mit einem klarstellenden Zusatz wie "GmbH i.G." zu verwenden.
3. Allerdings gehen Verträge, Rechte, Pflichten und Verbindlichkeiten, die vor der Gründung der Gesellschaft begründet wurden, nicht auf die Gesellschaft über, sondern müssen ggf. auf diese übertragen werden.
4. Bezüglich der Leistungen auf die übernommenen Geschäftsanteile ist Folgendes zu beachten:
- a. Solche Leistungen müssen sich im Zeitpunkt des Eingangs der Handelsregisteranmeldung bei Gericht in der freien, uneingeschränkten Verfügung der Geschäftsführung befinden und dürfen – mit Ausnahme der satzungsmäßigen Übernahme der Gründungskosten – auch nicht durch die Eingehung von Verbindlichkeiten angetastet sein.
- b. Geldeinlagen können grundsätzlich nur durch Banküberweisung, nicht aber durch Aufrechnung/Verrechnung mit Forderungen gegen die Gesellschaft erbracht werden.
- c. Gesellschafter haften für nicht einbezahlte Einlagen auf die übernommenen Geschäftsanteile. Zahlungen auf die Geschäftsanteile, die vor der Gründung vorgenommen wurden, haben grundsätzlich keine tilgende Wirkung und sind daher zu vermeiden.
- d. Verdeckte Sacheinlagen: Geldeinlagen auf die Geschäftsanteile dürfen nicht in unmittelbarem zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang mit der Gründung an den Gesellschafter, ihm nahestehende Personen oder von ihm beherrschte Unternehmen zurückfließen. Es handelt sich um einen verdeckten Rückfluss von Einlagen, wenn beispielsweise Gegenstände im Eigentum des Gesellschafters in unmittelbaren zeitlichen oder sachlichen Zusammenhang mit der Gründung von der Gesellschaft erworben werden oder Forderungen zwischen dem Gesellschafter und der Gesellschaft verrechnet werden. Die Einlage auf den Geschäftsanteil müsste in diesem Fall nochmals in bar erbracht werden.
- e. Hin- und Herzahlen: Sollen Geldeinlagen zeitlich unmittelbar nach der Gründung wieder an den Gesellschafter ausgezahlt werden, muss dieser die Bareinlageverpflichtung noch einmal erbringen. Dies gilt nur dann nicht, wenn die Gesellschaft stattdessen gegen ihn einen vollwertigen und sofort fälligen Rückzahlungsanspruch hat. Die entsprechende Vereinbarung zwischen dem Gesellschafter und der Gesellschaft muss bei der Anmeldung offengelegt werden. Ist der Anspruch nicht vollwertig, ist die Einlage gänzlich nicht erbracht und der Geschäftsführer macht sich strafbar.
5. Bei Handlungen, die vor Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister für sie vorgenommen werden, bestehen Haftungsrisiken, insbesondere die Folgenden:
- a. Die vor Eintragung im Namen der Gesellschaft Handelnden haften persönlich und unbeschränkt neben der Vorgesellschaft für ihre Verbindlichkeiten.
- b. Wenn zum Zeitpunkt der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister der Wert des tatsächlichen Gesellschaftsvermögens (zuzüglich des satzungsmäßig festgelegten Gründungsaufwandes) niedriger als das nominelle Stammkapital ist, haften die Gesellschafter nach Eintragung der Gesellschaft unbeschränkt für die Differenz.
- c. Kommt es nicht zur Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister, haften die Gesellschafter unbeschränkt in Höhe der nicht vom Gesellschaftsvermögen gedeckten Verluste. Der Anspruch der Vorgesellschaft auf Verlustausgleich wird mit dem Scheitern der Eintragung fällig. Ein solches Scheitern liegt z.B. vor, wenn der Antrag auf Eintragung der Gesellschaft beim Handelsregister zurückgenommen wird oder der Geschäftsbetrieb aufgegeben wird.
6. Wer falsche Angaben zum Zwecke der Errichtung der Gesellschaft macht oder die Gesellschaft durch Einlagen oder Gründungsaufwand vorsätzlich oder grob fahrlässig schädigt, haftet der Gesellschaft unter anderem auf Schadensersatz. Falsche Angaben zum Zwecke der Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister sind nach § 82 GmbHG mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bedroht.
7. Der Notar nicht über die steuerlichen Auswirkungen der Erklärungen in der Urkunde belehrt.
8. Oftmals werden nach Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister in betrügerischer Absicht täuschendechte Kostenanforderungen diverser Anbieter verschickt
Bitte prüfen Sie daher genau, ob es sich wirklich um die Gebührenanforderung seitens der Justizoberkasse für das Handelsregister handelt! Hier wird häufig Missbrauch betrieben durch betrügerische Firmen; eine aktualisierte Liste ist unter www.bundesanzeiger.de (dort unter: "Wissenswertes - So geht's - Daten und Statistiken") abrufbar. Um ganz sicher zu gehen kann zudem die aktuelle Bankverbindung beim Registergericht telefonisch abgefragt werden.
Wir weisen darauf hin, dass wir verpflichtet sind, die Gründung dem zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Mit Ihrer Unterschrift in der Gründungsurkunde ermächtigen Sie uns, Kopien der Ausweisdokumente und Meldebestätigungen an das Finanzamt zu übersenden.
VII. Abschließende Hinweise
1. Dieser Ratgeber kann nur einige der wichtigsten Punkte schlagwortartig ansprechen. Für zusätzliche rechtliche Erläuterungen stehen der Notar oder der Rechtsanwalt zur Verfügung, für bilanzielle und steuerliche Beratung der Wirtschaftsprüfer, der vereidigte Buchprüfer, der Steuerberater und der Steuerbevollmächtigte. Auch die Industrie- und Handelskammern und die Berufsverbände geben einschlägige Informationen.
2. Dieser Ratgeber wurde mit größter Sorgfalt erstellt; gleichwohl kann für dessen Inhalt und die Richtigkeit der getroffenen Aussagen keine Gewähr übernommen werden.
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